Переезд офиса – событие, от которого часто зависят сроки проектов и настроение сотрудников. Хорошо спланировать процесс, и вы сэкономите время, деньги и нервы. В этой статье расскажем, какие действия нужны, как выбрать надёжных грузчиков и какие расходы реально возникают.
Сначала определите дату переезда, учитывая график работы и сроки сдачи аренды. Лучше выбрать конец месяца – тогда большинство арендаторов уже уходят, а вы сможете быстро занять новое помещение.
Составьте список всего, что нужно перевезти: мебель, технику, файлы, котлы и прочее. Разбейте его на категории: «обязательно», «можно отложить», «выбросить». Это поможет избавиться от лишних вещей и сократить объём грузов.
Назначьте ответственного менеджера, который будет держать всё под контролем. Он согласует даты с арендодателем, свяжется с погрузчиками и проверит, что каждый пункт снабжения готов к загрузке.
Самый простой способ – заказать услугу у компании, специализирующейся на офисных переездах. Обратите внимание на отзывы, наличие страхования груза и опыт работы с аналогичными площадями.
Запросите расчёт стоимости: обычно в цену включают часы работы бригады, аренду транспорта (грузовик, фура), упаковочные материалы и разгрузку. Сравните несколько предложений и уточните, что именно входит в базовый пакет, а за что будет начислена доплата.
Если у вас небольшое помещение, можно взять газель. Она достаточно вместительна для мебели и коробок, а стоимость аренды обычно фиксирована за час или километр. Убедитесь, что грузоподъёмность машины не превышает 1 тонну, иначе придётся платить штрафы.
Не забудьте про упаковку. Для техники используйте пузырчатую плёнку, для документов – плотные картонные коробки. Хорошая упаковка сократит риск поломок и упростит разгрузку.
Важно: договоритесь о времени начала работ. Если переезд планируется в будний день, спросите, может ли команда приехать раньше, пока в офисе ещё работают сотрудники, чтобы ускорить процесс.
После загрузки проверьте, что всё в порядке: закрыты ли дверцы коробок, подключены ли кабели к технике, нет ли оставшихся предметов в старом офисе.
Когда грузовик прибудет в новое помещение, подготовьте маршрут внутри: уберите препятствия, проложите путь к месту установки. Это экономит время погрузчиков и предотвращает повреждения стен.
Разгрузка проходит быстрее, если предметы уже разбиты на группы: мебель в одну тару, техника в другую. Грузчики сразу знают, куда ставить каждый объект.
После завершения переезда попросите составить акт приёма‑передачи, в котором будет указано состояние мебели и техники. Это важно, если возникнут споры о качестве работы.
Итоговый совет: планируйте переезд минимум за месяц, привлекайте профессионалов и контролируйте каждый этап. Так вы сведёте к минимуму простой сотрудников и избежите неожиданных расходов.
